تطبيق WhatsApp Business يحتوي على ثلاثة أدوات: رسالة ترحيبية، رد تلقائي خارج ساعات العمل، وإجابات سريعة. لا تحل محلّك، لكنها تبقي العميل على علم: يعرف أن الرسالة وصلت ومتى يتوقع الرد.
الأهم
الرد التلقائي يحدد موعدًا محددًا، وليس "قريبًا".
في التحية، اطرح سؤالًا، وليس شكرًا.
يجب أن يتطابق الجدول مع الواقع.
ثلاثة أسطر هي الحد الأقصى للطول.
ما هي الردود التلقائية المتاحة في WhatsApp Business؟
الأداة | متى تعمل | لماذا |
|---|---|---|
رسالة ترحيبية | أول تواصل مع عميل جديد | تحديد النغمة وطرح السؤال الرئيسي مباشرة |
رسالة خارج ساعات العمل | خارج الجدول المحدد | تحديد موعد للرد، ليعرف الشخص متى ينتظر |
إجابات سريعة | بأمر منك يدويًا | لتجنب كتابة نفس الشيء عشر مرات |
الأداتان الأوليان تعملان تلقائيًا، والثالثة هي قوالب لك. لا تخلط بينها: الرد السريع لن يحتفظ بأحد في الليل.
ماذا تكتب في الرسالة الترحيبية؟
لا تقل "شكرًا على تواصلك، سنرد قريبًا". هذه العبارة لا تعني شيئًا وتبدو كرد تلقائي، أي كعدم وجود شخص.
الهيكل العملي أقصر: أكد أن الرسالة وصلت، واطرح سؤالًا واحدًا يسرع الأمور. على سبيل المثال: "نحن هنا، نرد حتى الساعة 8:00 مساءً. اكتب ما هي الخدمة التي تهمك وفي أي يوم، لأخبرك بالسعر مباشرة".
السؤال في الرد التلقائي يعود عليك بالفائدة: بينما تصل إلى الدردشة، سيكون لديك التفاصيل بالفعل.
ماذا تكتب خارج ساعات العمل؟
الأهم هنا هو تحديد موعد محدد. "سنرد قريبًا" لا تعني شيئًا، بينما "سنرد غدًا قبل الساعة 11:00" يحتفظ بالعميل. يعرف الشخص ما إذا كان عليه الانتظار أو البحث في مكان آخر.
إذا كان لديك حجز عبر الإنترنت أو رابط للأسئلة، فإن الليل هو أفضل وقت لتقديمه: سيترك العميل التفاصيل بنفسه، وفي الصباح ستبدأ ليس من الصفر.
ما الذي لا تحله الردود التلقائية؟
إنها تدير التوقعات، لكنها لا تدير المحتوى. لا يزال الشخص يكتب "مرحبًا" أو "كم السعر"، وفي الصباح ستبدأ من جديد في الاستفسار.
يمكن إصلاح هذه النقطة مسبقًا، قبل الدردشة. طريق قصير من سؤالين أو ثلاثة بين الزر والمحادثة يجمع الخدمة، الموعد، والتفاصيل في الرسالة الأولى. عندها يؤكد الرد التلقائي استلام طلب جاهز، وليس تحية فارغة. هكذا تعمل Mate.
ما هي الأخطاء الأكثر شيوعًا؟
الجدول في الإعدادات لا يتطابق مع الواقع.
موعد وعد به لا يتم الالتزام به.
نص طويل: يتم قراءة الرد التلقائي بسرعة.
تحية بدون سؤال: التفاصيل تبقى غير واضحة.
تم التفعيل ونسيان الأمر: ساعات العمل تغيرت منذ فترة.
أسئلة شائعة
هل توجد ردود تلقائية في WhatsApp العادي؟
لا، فقط في تطبيق WhatsApp Business. إنه مجاني، ويظل الرقم كما هو عند الانتقال، وتبقى المحادثات محفوظة. بالإضافة إلى الردود التلقائية، ستحصل على ملف تعريف الشركة، وساعات العمل، ورمز QR.
هل يبدو الرد التلقائي مزعجًا؟
الصمت هو ما يبدو مزعجًا. يتقبل الناس الرد التلقائي بهدوء إذا كان قصيرًا، يحدد موعدًا، ولا يتظاهر بأنه شخص حي. ما يزعج هو العكس: نص مفعم بالحيوية من "مدير" يرد فقط في الصباح.
هل تصل الرسالة الترحيبية في كل مرة؟
هي مخصصة للتواصل الأول والعودة بعد فترة طويلة، وليس لكل رسالة في المحادثة. لذلك يجب أن تحتوي على سؤال: لن تزعج العميل الدائم.
كم يجب أن يكون الرد سريعًا في المحادثة؟
كلما كان أسرع، زادت فرصة إتمام الصفقة، لكن الأهم هو التوقع. الموعد المحدد والمُلتزم به يعمل بشكل أفضل من الردود الفورية العشوائية مع فترات صمت طويلة.
كم عدد الردود التلقائية التي يمكن إرسالها على التوالي؟
واحدة. لا يجب أن تأتي التحية ورسالة خارج ساعات العمل واحدة تلو الأخرى: قراءتها كأنها عدم وجود شخص حي، مما يجعل بعض الناس يغلقون الدردشة بسبب ذلك.
هل يمكن إيقاف الرد التلقائي للعملاء الدائمين؟
نعم، في إعدادات كلا الرسالتين هناك خيار للمستلمين: للجميع، للجميع باستثناء المختارين، أو فقط للمختارين. من الأفضل استبعاد العملاء الدائمين من الرسالة الترحيبية، فهم يعرفون ساعات عملك بالفعل.
