באפליקציית WhatsApp Business יש שלושה כלים: הודעת ברכה, תשובה אוטומטית בשעות לא פעילות ותשובות מהירות. הם לא מחליפים אתכם, אבל שומרים על הלקוח: הוא יודע שההודעה הגיעה ומתי לצפות לתגובה.
העיקר
תשובה אוטומטית מציינת מועד ספציפי, ולא "בקרוב".
בהודעת ברכה שאלו שאלה, ולא הודות.
הלו"ז צריך להתאים למציאות.
שלוש שורות זה הגבול.
אילו תשובות אוטומטיות יש ב-WWhatsApp Business?
כלי | מתי פועל | למה |
|---|---|---|
הודעת ברכה | פנייה ראשונה מלקוח חדש | ליצור אווירה ולשאול שאלה חשובה |
הודעה בשעות לא פעילות | מחוץ לשעות שנקבעו | לציין מועד תשובה, כדי שהאדם יחכה |
תשובות מהירות | בהנחייתכם ידנית | לא להקליד את אותו דבר עשר פעמים |
שני הכלים הראשונים פועלים אוטומטית, השלישי הוא תבניות עבורכם. אל תבלבלו ביניהם: תשובה מהירה לא תשמור על אף אחד בלילה.
מה לכתוב בהודעת הברכה?
לא "תודה על הפנייה, נענה בקרוב". המשפט הזה לא אומר כלום ונשמע כמו תשובה אוטומטית, כלומר כמו חוסר נוכחות.
המבנה העבודה קצר יותר: לאשר שההודעה הגיעה ולשאול שאלה אחת שמהירה את התהליך. לדוגמה: "אנחנו כאן, נענה עד 20:00. כתבו איזו שירות מעניין אתכם ובאיזה יום, כדי שאוכל לציין מחיר מיד".
שאלה בתשובה האוטומטית משתלמת: בזמן שתגיעו לצ'אט, כבר יהיו לכם פרטים.
מה לכתוב בשעות לא פעילות?
העיקר כאן הוא מועד ספציפי. "נענה בקרוב" זה כלום, "נענה מחר עד 11:00" שומר. האדם מבין אם לחכות או לחפש הלאה.
אם יש לכם מערכת רישום אונליין או קישור לשאלות, הלילה זה הזמן הטוב ביותר לתת את זה: הלקוח יترك פרטים בעצמו, ובבוקר תתחילו לא מאפס.
מה תשובות אוטומטיות לא פותרות?
הן מנהלות את הציפיות, אבל לא את התוכן. האדם עדיין כותב "שלום" או "כמה זה עולה", ובבוקר אתם מתחילים שוב מהבהרה.
חלק זה ניתן לתקן קודם, לפני הצ'אט. דרך קצרה של שניים-שלושה שאלות בין הכפתור להודעות אוספת שירות, מועד ופרט בהודעה הראשונה. אז התשובה האוטומטית מאשרת קבלת בקשה מוכנה, ולא ברכת שלום ריקה. כך עובד Mate.
אילו טעויות נפוצות יותר?
הלו"ז בהגדרות לא תואם למציאות.
מועד שהובטח לא נשמר.
טקסט ארוך: תשובה אוטומטית נקראת בחצי עין.
ברכה ללא שאלה: פרטים נשארים לא ברורים.
הופעל ונשכח: שעות העבודה השתנו מזמן.
שאלות נפוצות
האם יש תשובות אוטומטיות ב-WWhatsApp הרגיל?
לא, רק באפליקציית WhatsApp Business. היא חינמית, המספר נשאר אותו דבר, השיחות נשמרות. בנוסף לתשובות אוטומטיות תקבלו פרופיל חברה, שעות עבודה וקוד QR.
האם תשובה אוטומטית לא נראית חודרנית?
חודרני נראה השקט. אנשים מקבלים תשובה אוטומטית בשלווה, אם היא קצרה, מציינת מועד ואינה מתיימרת להיות אדם חי. מה שמרגיז זה ההפך: טקסט נלהב מ"מנהל", שמגיב רק בבוקר.
האם הודעת הברכה מגיעה בכל פעם?
היא מיועדת לפנייה הראשונה ולחזרה לאחר הפסקה ארוכה, ולא לכל הודעה בדיאלוג. לכן כדאי לשים בה שאלה: לקוח קבוע לא ירגיש מוטרד.
כמה מהר צריך לענות בצ'אט?
ככל שתגיבו מהר יותר, כך הסיכוי לעסקה גבוה יותר, אבל חשוב יותר להיות צפויים. מועד שנקבע ונשמר עובד טוב יותר מאשר תשובות מיידיות אקראיות עם ימים של שקט.
כמה תשובות אוטומטיות אפשר לשלוח ברצף?
אחת. הודעת ברכה והודעה בשעות לא פעילות לא צריכות להגיע זו אחרי זו: שני רובוטים ברצף נתפסים כחוסר נוכחות של אדם חי, וחלק מהאנשים סוגרים את הצ'אט בדיוק בגלל זה.
האם אפשר לכבות תשובה אוטומטית ללקוחות קבועים?
כן, בהגדרות של שתי ההודעות יש אפשרות לבחור את המקבלים: לכולם, לכולם חוץ מהנבחרים או רק לנבחרים. לקוחות קבועים כדאי להוציא מהודעת הברכה, הם כבר יודעים את השעות שלכם.
