Der Kunde schreibt, wann es ihm passt, nicht wann Sie arbeiten. Eine automatische Antwort ersetzt Sie nicht, sondern hält die Person: Sie weiß, dass die Nachricht angekommen ist und wann sie mit einer Antwort rechnen kann. In der WhatsApp Business-App gibt es drei Werkzeuge, die in wenigen Minuten eingerichtet werden können.
Welche automatischen Antworten gibt es in WhatsApp Business?
Werkzeug | Wann es aktiviert wird | Warum |
|---|---|---|
Begrüßungsnachricht | Erste Kontaktaufnahme eines neuen Kunden | Den Ton angeben und gleich die Hauptfrage stellen |
Nachricht außerhalb der Arbeitszeiten | Außerhalb der festgelegten Zeiten | Frist für die Antwort nennen, damit die Person wartet |
Schnelle Antworten | Auf Ihr Kommando manuell | Das Gleiche nicht zehnmal eintippen |
Die ersten beiden funktionieren automatisch, die dritte sind Vorlagen für Sie. Man sollte sie nicht verwechseln: Eine schnelle Antwort hält nachts niemanden fest.
Was in der Begrüßungsnachricht schreiben?
Nicht „Danke für Ihre Anfrage, wir antworten bald“. Dieser Satz sagt nichts aus und klingt wie eine automatische Antwort, also wie das Fehlen einer Person.
Die Arbeitsstruktur ist kürzer: Bestätigen, dass die Nachricht angekommen ist, und gleich eine Frage stellen, die den Prozess beschleunigt. Zum Beispiel: „Wir sind erreichbar und antworten bis 20:00 Uhr. Schreiben Sie, welche Dienstleistung Sie interessiert und für welchen Tag, damit ich Ihnen sofort den Preis nennen kann.“
Die Frage in der automatischen Antwort zahlt sich aus: Während Sie zum Chat gelangen, haben Sie bereits Details.
Was in der Freizeit schreiben?
Hier ist die konkrete Frist entscheidend. „Wir antworten in Kürze“ ist nichts, „wir antworten morgen bis 11:00 Uhr“ hält fest. Die Person versteht, ob sie warten oder weiter suchen soll.
Wenn Sie eine Online-Buchung oder einen Link zu häufigen Fragen haben, ist die Nacht die beste Zeit, um dies zu geben: Der Kunde hinterlässt selbst die Details, und am Morgen beginnen Sie nicht bei Null.
Was lösen automatische Antworten nicht?
Sie steuern die Erwartungen, aber nicht den Inhalt. Die Person schreibt weiterhin „Hallo“ oder „Was kostet es?“, und am Morgen beginnen Sie wieder mit Klärungen.
Dieser Teil kann vorher, vor dem Chat, behoben werden. Ein kurzer Weg aus zwei bis drei Fragen zwischen dem Button und dem Chat sammelt Dienstleistung, Frist und Details in die erste Nachricht. Dann bestätigt die automatische Antwort den Erhalt einer bereits fertigen Anfrage und nicht nur eine leere Begrüßung. So funktioniert Mate.
Welche Fehler treten am häufigsten auf?
Der Zeitplan stimmt nicht mit der Realität überein. Die automatische Antwort verspricht eine Antwort bis zehn, aber Sie öffnen erst um zwölf.
Versprechen einer Frist, die nicht eingehalten wird. Eine nicht erfüllte Frist ist teurer als ihre Abwesenheit.
Langer Text. Automatische Antworten werden im Vorbeigehen gelesen, drei Zeilen sind das Maximum.
Begrüßung ohne Frage. Eine verpasste Gelegenheit, Details zu erfahren, während Sie nicht da sind.
Aktiviert und vergessen. Die Arbeitszeiten ändern sich, aber die Nachricht bleibt vom letzten Jahr.
Häufige Fragen
Gibt es automatische Antworten in normalem WhatsApp?
Nein, nur in der WhatsApp Business-App. Diese ist kostenlos, die Nummer bleibt beim Wechsel gleich, der Chatverlauf wird gespeichert. Neben automatischen Antworten erhalten Sie ein Unternehmensprofil, Arbeitszeiten und einen QR-Code.
Wirkt die automatische Antwort aufdringlich?
Aufdringlich wirkt das Schweigen. Menschen stehen automatischen Antworten gelassen gegenüber, wenn sie kurz sind, eine Frist nennen und nicht vorgeben, ein lebender Mensch zu sein. Das Gegenteil irritiert: Ein fröhlicher Text im Namen eines „Managers“, der nur morgens antwortet.
Kommt die Begrüßungsnachricht jedes Mal?
Sie ist für die erste Kontaktaufnahme und für die Rückkehr nach einer langen Pause gedacht, nicht für jede Nachricht im Dialog. Daher sollte auch eine Frage darin enthalten sein: Ein ständiger Kunde wird dadurch nicht belästigt.
Wie schnell sollte man im Chat antworten?
Je schneller, desto höher die Chance auf einen Abschluss, aber wichtiger ist die Vorhersehbarkeit. Eine genannte und eingehaltene Frist funktioniert besser als zufällige sofortige Antworten gemischt mit Tagen des Schweigens.