หมายเลขเดียวสำหรับพนักงานสองคน

ปัญหาหลักของหมายเลขร่วมไม่ใช่เทคนิค แต่เป็น ความไม่สอดคล้อง: สองคนตอบลูกค้าคนเดียวกันหรือทั้งคู่คิดว่าคนอื่นจะตอบ แก้ไขได้ไม่ใช่ด้วยหมายเลขที่สอง แต่ด้วยข้อตกลงง่ายๆ ว่าใครดูแลแชทไหนและจะส่งต่ออย่างไร

ทำไมหมายเลขที่สองถึงเป็นอันตราย?

มันทำให้การสนทนาแยกออกเป็นสองส่วน ลูกค้าที่เขียนไปยังหมายเลขแรกจะเขียนไปที่นั่นอีกครั้งและอาจไม่เจอพนักงานที่ถูกต้องหรือไม่มีใครตอบเลย ประวัติการสนทนาจะหายไปและต้องถามใหม่ทั้งหมด

หมายเลขเดียวสำหรับทุกคนจะเก็บการสนทนาไว้ในที่เดียว ปัญหาคือพนักงานจะไม่รบกวนกันภายในนั้น

จะแบ่งแชทระหว่างพนักงานอย่างไร?

ตกลงกันล่วงหน้า ไม่ใช่ระหว่างทาง กฎง่ายๆ: แชทใหม่จะถูกดูแลโดยคนที่ว่างอยู่ ส่วนการสนทนาที่เริ่มแล้วจะดำเนินการโดยคนที่เริ่มมัน ดังนั้นลูกค้าจะสื่อสารกับคนเดียว ไม่ใช่กับหลายคนในแต่ละข้อความ

แท็กใน WhatsApp Business ช่วยให้เห็นว่าแชทไหนเป็นของใคร: ทำเครื่องหมายว่า "อันยา" หรือ "กำลังดำเนินการ" และพนักงานคนที่สองจะไม่เข้าไปยุ่ง

จะไม่ตอบซ้ำได้อย่างไร?

สร้างนิสัยในการทำเครื่องหมายแชทเมื่อคุณเริ่มทำงานกับมัน แชทว่างคือแชทที่ว่างอยู่ แชทที่ทำเครื่องหมายแล้วมีเจ้าของแล้ว สองสามวินาทีในการทำเครื่องหมายเพียงพอที่จะไม่ให้ทั้งสองคนพิมพ์คำตอบให้กับคนเดียวกันพร้อมกัน

จะรักษาโทนเสียงเดียวได้อย่างไร?

ลูกค้าไม่ควรรู้สึกว่าเขาได้พูดคุยกับคนที่แตกต่างกัน ตกลงกันเกี่ยวกับการทักทายและคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย และบันทึกไว้เป็นคำตอบด่วน ดังนั้นการสนทนาจะฟังดูเหมือนเสียงเดียว ไม่ว่าใครจะตอบ

เส้นทางช่วยได้เช่นกัน: ลูกค้ามาที่นี่ด้วยข้อความและบริบทที่พร้อม ดังนั้นพนักงานคนใดก็จะเห็นสิ่งที่คนต้องการและไม่ต้องถามใหม่

คำถามที่พบบ่อย

สามารถเชื่อมต่ออุปกรณ์กี่เครื่องกับหมายเลขเดียว?

WhatsApp Business อนุญาตให้เก็บหมายเลขบนโทรศัพท์และเชื่อมต่ออุปกรณ์หลายเครื่องผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ ดังนั้นพนักงานสองคนสามารถตอบจากหน้าจอที่แตกต่างกัน จำนวนที่แน่นอนของสถานที่จะแตกต่างกัน แต่สำหรับทีมเล็กๆ ก็เพียงพอ หากมีพนักงานมากกว่าจำนวนสถานที่ ควรมองหาทางเลือกที่มีกล่องร่วมสำหรับหลายโอเปอเรเตอร์

จะทำอย่างไรถ้าพนักงานลาออก?

ควรเก็บหมายเลขและการสนทนาไว้ในอุปกรณ์ของบริษัท ไม่ใช่ในโทรศัพท์ส่วนตัวของพนักงาน ดังนั้นเมื่อคนลาออก คุณเพียงแค่ปิดการเชื่อมต่ออุปกรณ์ของเขากับหมายเลข และประวัติทั้งหมดจะยังคงอยู่กับคุณ หากหมายเลขอยู่ในโทรศัพท์ส่วนตัว การกู้คืนการสนทนาแทบจะเป็นไปไม่ได้ ดังนั้นควรจัดการเรื่องนี้ก่อนการจ้างงาน ไม่ใช่หลังจากนั้น

จะรู้ได้อย่างไรว่าการสนทนาหายไป?

ดูที่ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านและลูกค้าที่ไม่มีใครตอบภายในวัน หากมีอย่างสม่ำเสมอ แสดงว่าขอบเขตความรับผิดชอบไม่ชัดเจนและทุกคนคิดว่าคนอื่นจะตอบ ตกลงกันว่าใครจะรับผิดชอบในการตรวจสอบแชททั่วไปในตอนเช้าและตอนเย็น เพื่อไม่ให้แชทใดๆ หยุดอยู่โดยไม่มีเจ้าของ

จำเป็นต้องมีพนักงานเฉพาะสำหรับการสนทนาไหม?

ในช่วงเริ่มต้นไม่จำเป็น สองคนสามารถจัดการได้ตามข้อตกลง หากมีข้อความมากมายจนรบกวนการทำงานหลักและลูกค้ารอคำตอบเป็นเวลาหลายชั่วโมง การมีคนเฉพาะสำหรับแชทจะมีเหตุผล ก่อนหน้านั้นสิ่งที่สำคัญกว่าคือการจัดระเบียบ: ใครดูแลแชทไหนและเมื่อไหร่ทุกคนจะตรวจสอบแชททั่วไป

ควรบอกลูกค้าว่ามีใครตอบเขาไหม?

การแนะนำสั้นๆ ช่วยได้: "สวัสดีค่ะ อันยา" ทำให้การสนทนาดูเป็นมนุษย์และเข้าใจได้มากกว่าคำตอบที่ไม่มีตัวตนจากบริษัท แต่ถ้าต้องส่งต่อแชทให้คนอื่น แจ้งให้ทราบด้วยประโยคเดียวเพื่อไม่ให้ลูกค้าตกใจเมื่อเสียงเปลี่ยน สิ่งสำคัญคือเขาต้องเข้าใจเสมอว่าเขากำลังพูดคุยกับใคร ไม่ใช่เดา