ในแอป WhatsApp Business มีเครื่องมือสามอย่าง: ข้อความต้อนรับ, การตอบกลับนอกเวลาทำการ และการตอบกลับด่วน เครื่องมือเหล่านี้ไม่สามารถแทนที่คุณได้ แต่ช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าข้อความถึงแล้วและเมื่อไหร่จะได้รับการตอบกลับ
สิ่งที่สำคัญ
การตอบกลับอัตโนมัติควรระบุระยะเวลาเฉพาะ ไม่ใช่แค่ "เร็วๆ นี้"
ในข้อความต้อนรับให้ถามคำถามแทนการขอบคุณ
เวลาทำการต้องตรงกับความเป็นจริง
ความยาวไม่ควรเกินสามบรรทัด
มีการตอบกลับอัตโนมัติอะไรบ้างใน WhatsApp Business?
เครื่องมือ | เมื่อไหร่ที่ทำงาน | ทำไม |
|---|---|---|
ข้อความต้อนรับ | การติดต่อครั้งแรกจากลูกค้าใหม่ | ตั้งโทนและถามคำถามสำคัญทันที |
ข้อความนอกเวลาทำการ | นอกเวลาที่กำหนด | ระบุระยะเวลาในการตอบกลับเพื่อให้ลูกค้ารอได้ |
การตอบกลับด่วน | ตามคำสั่งของคุณ | ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ |
สองตัวแรกทำงานอัตโนมัติ ส่วนตัวที่สามเป็นเทมเพลตสำหรับคุณ อย่าสับสน: การตอบกลับด่วนไม่สามารถรักษาลูกค้าในเวลากลางคืนได้
ควรเขียนอะไรในข้อความต้อนรับ?
ไม่ใช่ "ขอบคุณที่ติดต่อ เราจะตอบกลับเร็วๆ นี้" ประโยคนี้ไม่บอกอะไรและอ่านเหมือนการตอบกลับอัตโนมัติ ซึ่งหมายถึงไม่มีคนอยู่
โครงสร้างที่ทำงานมีความกระชับ: ยืนยันว่าข้อความถึงแล้วและถามคำถามหนึ่งข้อที่จะเร่งกระบวนการ เช่น: "เราติดต่อกลับภายใน 20:00 กรุณาบอกว่าบริการไหนที่คุณสนใจและวันไหน เพื่อให้เราสามารถบอกราคาได้ทันที"
คำถามในการตอบกลับอัตโนมัติจะคุ้มค่า: ขณะที่คุณไปถึงแชท คุณจะมีรายละเอียดแล้ว
ควรเขียนอะไรในเวลานอกทำการ?
สิ่งสำคัญที่นี่คือระยะเวลาที่ชัดเจน "เราจะตอบกลับในเวลาอันใกล้" ไม่มีความหมายอะไร แต่ "เราจะตอบกลับภายใน 11:00 น. วันพรุ่งนี้" จะช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าจะรอหรือค้นหาต่อไป
หากคุณมีการจองออนไลน์หรือลิงก์ไปยังคำถาม การให้ข้อมูลในเวลากลางคืนเป็นเวลาที่ดีที่สุด: ลูกค้าจะสามารถกรอกข้อมูลเอง และในตอนเช้าคุณจะไม่เริ่มจากศูนย์
การตอบกลับอัตโนมัติไม่สามารถแก้ไขอะไรได้บ้าง?
พวกเขาจัดการความคาดหวัง แต่ไม่สามารถจัดการเนื้อหาได้ ลูกค้ายังคงเขียน "สวัสดี" หรือ "ราคาเท่าไหร่" และในตอนเช้าคุณก็ยังต้องเริ่มจากการสอบถาม
ส่วนนี้สามารถแก้ไขได้ก่อนถึงแชท เส้นทางที่สั้นลงจากสองถึงสามคำถามระหว่างปุ่มและการสนทนาจะรวบรวมบริการ ระยะเวลา และรายละเอียดในข้อความแรก ดังนั้นการตอบกลับอัตโนมัติจะยืนยันการรับคำขอที่พร้อมแล้ว ไม่ใช่แค่การทักทายเปล่า นี่คือวิธีการทำงานของ Mate
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคืออะไร?
เวลาทำการในการตั้งค่าไม่ตรงกับความเป็นจริง
ระยะเวลาที่สัญญาไว้ไม่ถูกต้อง
ข้อความยาว: การตอบกลับอัตโนมัติอ่านได้แค่ครึ่งตา
ข้อความต้อนรับไม่มีคำถาม: รายละเอียดยังไม่ได้รับการชี้แจง
เปิดใช้งานแล้วลืม: เวลาทำการเปลี่ยนไปนานแล้ว
คำถามที่พบบ่อย
มีการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp ปกติไหม?
ไม่, มีเฉพาะในแอป WhatsApp Business เท่านั้น ฟรี และหมายเลขจะยังคงเหมือนเดิมเมื่อเปลี่ยนแปลง การสนทนาจะถูกบันทึก นอกจากการตอบกลับอัตโนมัติ คุณจะได้รับโปรไฟล์บริษัท เวลาทำการ และ QR โค้ด
การตอบกลับอัตโนมัติจะดูน่ารำคาญไหม?
ความเงียบคือสิ่งที่น่ารำคาญ ผู้คนจะไม่รู้สึกว่าการตอบกลับอัตโนมัติเป็นการรบกวนหากมันสั้น ระบุระยะเวลาและไม่แกล้งทำเป็นคนจริง ข้อความที่กระตือรือร้นจาก "ผู้จัดการ" ที่ตอบกลับเฉพาะในตอนเช้าจะทำให้รำคาญ
ข้อความต้อนรับจะถูกส่งทุกครั้งไหม?
มันถูกออกแบบมาสำหรับการติดต่อครั้งแรกและการกลับมาหลังจากหายไปนาน ไม่ใช่สำหรับข้อความทุกข้อความในสนทนา ดังนั้นจึงควรมีคำถามในนั้น: ลูกค้าประจำจะไม่รู้สึกว่าถูกกวน
ควรตอบกลับในสนทนาเร็วแค่ไหน?
ยิ่งเร็วเท่าไหร่ โอกาสในการทำธุรกิจก็ยิ่งสูงขึ้น แต่ความคาดหวังที่แน่นอนสำคัญกว่า ระยะเวลาที่ระบุและปฏิบัติตามจะทำงานได้ดีกว่าการตอบกลับทันทีแบบสุ่มที่ผสมกับการเงียบเป็นวัน
สามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติหลายครั้งได้ไหม?
ได้เพียงหนึ่งครั้ง ข้อความต้อนรับและข้อความนอกเวลาทำการไม่ควรส่งติดกัน: สองหุ่นยนต์ติดกันจะถูกมองว่าไม่มีคนจริง และบางคนจะปิดแชทเพราะเหตุนี้
สามารถปิดการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับลูกค้าประจำได้ไหม?
ได้ ในการตั้งค่าของทั้งสองข้อความมีตัวเลือกผู้รับ: ทุกคน ทุกคนยกเว้นที่เลือก หรือเฉพาะที่เลือก ลูกค้าประจำควรได้รับการยกเว้นจากข้อความต้อนรับ เพราะพวกเขารู้เวลาทำการของคุณแล้ว
