ลูกค้าจะเขียนเมื่อสะดวก ไม่ใช่เมื่อคุณทำงาน Auto reply ไม่สามารถแทนที่คุณได้ แต่ช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าข้อความถึงแล้วและรอคำตอบเมื่อไหร่ ในแอป WhatsApp Business มีเครื่องมือสามอย่างที่ตั้งค่าได้ในไม่กี่นาที
Auto Replies ใน WhatsApp Business มีอะไรบ้าง?
เครื่องมือ | เมื่อใดที่ทำงาน | ทำไม |
|---|---|---|
ข้อความต้อนรับ | การติดต่อครั้งแรกจากลูกค้าใหม่ | ตั้งโทนและถามคำถามสำคัญทันที |
ข้อความนอกเวลาทำการ | นอกเวลาที่กำหนด | บอกเวลาตอบกลับเพื่อให้ลูกค้ารอได้ |
คำตอบด่วน | ตามคำสั่งของคุณเอง | ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ สิ่งเดิมสิบครั้ง |
สองอย่างแรกทำงานอัตโนมัติ ส่วนที่สามคือเทมเพลตสำหรับคุณ อย่าสับสน: คำตอบด่วนไม่สามารถรักษาลูกค้าในเวลากลางคืนได้
ควรเขียนอะไรในข้อความต้อนรับ?
ไม่ใช่ “ขอบคุณที่ติดต่อ เราจะตอบกลับเร็วๆ นี้” ประโยคนี้ไม่บอกอะไรและอ่านเหมือน Auto reply ซึ่งหมายถึงไม่มีคนอยู่
โครงสร้างที่ทำงานได้จะสั้นกว่า: ยืนยันว่าข้อความถึงแล้วและถามคำถามหนึ่งข้อที่จะเร่งกระบวนการ เช่น “เราติดต่อกลับภายใน 20:00 กรุณาบอกว่าบริการไหนที่สนใจและวันไหน เพื่อที่ฉันจะได้บอกราคาได้ทันที”
คำถามใน Auto reply จะคุ้มค่า: ขณะที่คุณไปถึงแชท คุณจะมีรายละเอียดแล้ว
ควรเขียนอะไรในเวลานอกทำการ?
สิ่งสำคัญคือระยะเวลาที่ชัดเจน “เราจะตอบกลับในเวลาอันใกล้” นั้นไม่มีความหมาย “เราจะตอบกลับภายใน 11:00 วันพรุ่งนี้” จะช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าจะรอหรือค้นหาต่อไป
หากคุณมีการจองออนไลน์หรือลิงก์ไปยังคำถาม คืนเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการให้ข้อมูลนั้น: ลูกค้าจะกรอกรายละเอียดเอง และเช้าวันรุ่งขึ้นคุณจะไม่เริ่มจากศูนย์
Auto replies แก้ไขอะไรไม่ได้?
พวกเขาจัดการความคาดหวัง แต่ไม่ใช่เนื้อหา ลูกค้าก็ยังเขียน “สวัสดี” หรือ “ราคาเท่าไหร่” และเช้าวันรุ่งขึ้นคุณก็ยังเริ่มต้นด้วยการสอบถาม
ส่วนนี้ควรแก้ไขก่อนถึงแชท เส้นทางสั้นๆ จากสองถึงสามคำถามระหว่างปุ่มและการสนทนาจะรวบรวมบริการ ระยะเวลา และรายละเอียดในข้อความแรก จากนั้น Auto reply จะยืนยันการรับข้อความที่พร้อมแล้ว ไม่ใช่การทักทายที่ว่างเปล่า นี่คือวิธีการทำงานของ Mate
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคืออะไร?
ตารางเวลาที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง. Auto reply สัญญาว่าจะตอบภายในสิบโมง แต่คุณเปิดในเวลาเที่ยง
สัญญาเวลาที่ไม่สามารถรักษาได้. การไม่รักษาสัญญาเวลาเดียวมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการไม่มีเลย
ข้อความยาว. Auto reply อ่านได้อย่างรวดเร็ว สามบรรทัดคือขีดจำกัด
การทักทายโดยไม่มีคำถาม. โอกาสที่พลาดในการทราบรายละเอียดในขณะที่คุณไม่อยู่
เปิดใช้งานแล้วลืม. เวลาทำการเปลี่ยนแปลง แต่ข้อความยังคงเป็นของปีที่แล้ว
คำถามที่พบบ่อย
Auto replies มีใน WhatsApp ปกติไหม?
ไม่มี มีเฉพาะในแอป WhatsApp Business เท่านั้น ฟรี หมายเลขยังคงเหมือนเดิมเมื่อเปลี่ยน และการสนทนาจะถูกเก็บรักษา นอกจาก Auto replies คุณจะได้รับโปรไฟล์บริษัท เวลาทำการ และ QR code
Auto reply ดูเหมือนจะเป็นการรบกวนไหม?
ความเงียบคือสิ่งที่ดูรบกวน ผู้คนมักจะยอมรับ Auto reply หากมันสั้น บอกเวลา และไม่แกล้งทำเป็นคนจริง ข้อความที่กระตือรือร้นจาก “ผู้จัดการ” ที่ตอบเฉพาะตอนเช้าจะทำให้รำคาญ
ข้อความต้อนรับจะส่งทุกครั้งไหม?
มันถูกออกแบบมาสำหรับการติดต่อครั้งแรกและการกลับมาหลังจากหยุดยาว ไม่ใช่สำหรับข้อความทุกข้อความในบทสนทนา ดังนั้นควรใส่คำถามไว้: ลูกค้าประจำจะไม่รู้สึกถูกรบกวน
ควรตอบกลับในบทสนทนาเร็วแค่ไหน?
ยิ่งเร็วเท่าไหร่ โอกาสในการทำธุรกิจก็ยิ่งสูงขึ้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือความคาดเดาได้ เวลาที่ระบุและรักษาไว้ทำงานได้ดีกว่าการตอบกลับทันทีแบบสุ่มปนกับความเงียบหลายวัน